1 Einleitung

Wenn man sich aktuell Digitalisierungsprojekte ansieht, dann stößt man unweigerlich auch auf Automatisierungsprojekte. Denn das Ziel der Digitalisierung ist schließlich eine Aufwandsersparnis. Dabei muss man sich aber die Frage stellen, wie viel Workflows und Business Process Automation tatsächlich bringen, gemessen am Aufwand, den man durch die Erstellung und Pflege der Lösungen hat. Im privaten Umfeld habe ich selber ein Workflow Automation Tool (WAT) installiert und damit einen Workflow umgesetzt. Das Ergebnis möchte ich in diesem Beitrag schildern.

2 Eine kurze Einführung

Laut IBM Cloud Education (2021) ist Workflow Automation eine Art Prozessoptimierung, bei der manuelle Aufgaben durch eine Software ersetzt werden, die diese voll- oder teilautomatisiert ausführt. Es grenzt sich dabei von Robotic Process Automation (RPA) nur dadurch ab, dass Workflows eher Abläufe im Hintergrund sind, während RPA häufig am Frontend stattfindet (vergleiche IBM Cloud Education, 2020). Tatsächlich kann man für manche Aufgaben sowohl ein WAT, als auch RPA einsetzen. Beide Tools können Bestandteil einer komplexen Prozessautomatisierung sein, bei der Automatisierungslösungen auch mit Menschen interagieren können (vergleiche Tibco).

3 Der Use-Case

In meiner Freizeit bin ich Stadionsprecher für den Württembergischen Leichtathletikverband (WLV). Dabei gehört es dazu, dass ein Sprecher herausragende Leistungen kennt und diese bei der Athletenvorstellung entsprechend einbringen kann. Praktisch bedeutet das, dass man Resultate vergangener Wettkämpfe recherchieren und entsprechend aufbereiten muss, um beim Wettkampf selber die Informationen schnell zur Hand zu haben. Bei großen TV-Veranstaltungen arbeiten dafür ganze Teams im Hintergrund und stellen den Kommentatoren entsprechende Informationen zur Verfügung.

Mein bisheriges Vorgehen war wiefolgt: Die meisten Ergebnisse von Leichtathletikveranstaltungen in Deutschland sind auf https://ladv.de oder https://leichtathletik.de abrufbar. Von diesen Seiten habe ich die Ergebnisse vorangegangener Wettkämpfe übernommen und in eine MySQL-Datenbank übertragen. Über den phpMyAdmin konnte ich dann relativ einfach die Daten filtern und bin so am Wettkampftag schnell auf die wichtigsten Informationen gekommen.

Die Datenbank war selbstverständlich sauber nach Lehre aufgebaut: Es gab die Entitäten Athlet, Verein, Wettkampf, Disziplin und Leistung mit den entsprechenden Relationen. Die Folge war auch, dass zuerst ein Verein und der Athlet angelegt sein mussten, bevor die Leistung übertragen werden konnte. Notwendig war das dennoch, weil die Daten händisch übertragen wurden und ansonsten Fehler bei den Ausfilterungen passieren konnten.

Der Aufwand bei diesem Vorgehen war sehr groß. Nehmen wir an, ich wollte mich auf Baden-Württembergische Mehrkampfmeisterschaften (10-Kampf bei den Männern, 7-Kampf bei den Frauen) vorbereiten. Hier sind natürlich die Vorjahresergebnisse interessant, aber auch große Einzelmeisterschaften (Meisterschaften, bei denen nur einzelne Disziplinen bestritten werden), zum Beispiel auf Landes- und Bundesebene aus dem aktuellen und dem Vorjahr, sowie Deutsche Meisterschaften im Einzel und im Mehrkampf relevant. Möchte man noch bessere Daten, muss man entsprechend noch weiter in der Zeit zurück gehen. Die internationale Ebene habe ich bisher immer ausgelassen. Zu beachten ist, dass Baden-Württemberg in zwei Leichtathletikverbände aufgeteilt ist: den WLV und den Badischen Leichtathletikverband (BLV).

Zählt man nun alles zusammen, mussten die Daten von fünf bis sieben Wettkämpfen übertragen werden. Je nach dem, wie viele Athleten und Vereine angelegt werden mussten, konnte es gut eine Stunde dauern, bis man einen einzelnen Wettkamf übertragen hatte, manchmal sogar zwei. Das macht also gut einen ganzen Arbeitstag an Aufwand, den man als Vorbereitung zu leisten hatte.

4 Die neue Lösung

Das Übertragen der Ergebnisse erfordert keine menschliche Intelligenz. Daher wollte ich probieren, ob ich diesen Prozess mit einem WAT vereinfachen kann. Auf meinem eigenen Server betreibe ich seit kurzem eine eigene N8N-Instanz, die für diese Anforderung die notwenigen Bausteine mitbringt, die Nodes genannt werden.

Der Workflow arbeitet folgendermaßen: Über Telegram kann man einen Link zu den Ergebnisseiten auf ladv.de oder leichtathletik.de absenden. Der Workflow lädt anschließend die Website und extrahiert die relevanten Hypertext Markup Language (HTML)-Bausteine. Über mehrere Bearbeitungsschritte werden die Informationen formatiert und in JavaScript Object Notation (JSON) gewandelt. Abschließend werden die Daten in eine MariaDB geschrieben. Eine Vorschau des Workflows ist in Abbildung 4.1 zu sehen.

Abb. 4.1: Workflow zur Automatischen Aufarbeitung von Leichtathletik-Ergebnissen.

An dieser Stelle sei auch angemerkt, dass die neue Datenbank nicht mehr klassisch nach der Lehre aufgebaut ist. Da ich die Daten nur noch aus anderen Systemen kopiere, gehe ich davon aus, dass diese Systeme eine saubere Datenhaltung haben und ich nur noch einen Pufferspeicher brauche.

Dadurch, dass alle Informationen automatisiert in die Datenbank gelangen, dauert die Vorbereitung auf einen Wettkampf nur noch ungefähr eine viertel bis halbe Stunde. Grob geschätzt macht das eine Zeitersparnis von 95%. Selbst, wenn man die fünf Stunden hinzurechnet, die ich für das Erstellen des Workflows benötigt habe, habe ich immer noch weniger Zeit für die Vorbereitung des nächsten Einsatzes gebraucht, als wenn ich die Daten manuell übertragen hätte.

5 Fazit

Als ich realisiert habe, wie einfach und wirkungsvoll ein Workflow sein kann, bin ich selber fast erschrocken. Ich hätte nicht damit gerechnet, dass eine Zeitersparnis von 95% tatsächlich möglich ist. Allerdings sei dazu gesagt, dass ein solches Ergebnis sicherlich nicht auf alle Anwendungsfälle zu übertragen ist.

Außerdem entsteht immer auch ein Wartungsaufwand, wenn man solche Workflows betreibt. In meinem Beispiel muss lediglich eine der Seiten seine Struktur oder sein Design ändern, damit mein Workflow nicht mehr funktioniert. Im geschäftlichen Umfeld ist es daher sehr ratsam, eine genaue Anforderungsanalyse im Vorfeld zu machen, um den Wartungsaufwand so gering wie möglich zu halten.

Alles in allem ist dieser Use-Case aber ein schönes Beispiel dafür, was automatisierte Workflows leisten können. Ich rate jedem, sich mit dem Thema zumindest auseinander zu setzen und sich auch mit Make-Or-Buy Entscheidungen nochmal neu zu befassen. Denn aus meiner Sicht sind selbst gestrickte Workflows eine sehr gute Möglichkeit, Kosten und Arbeitsbelastung dauerhaft zu senken.

Literatur

[IBM Cloud Education 2020] IBM Cloud Education: Robotic Process Automation. (2020), Oktober. – URL https://www.ibm.com/cloud/learn/rpa
[IBM Cloud Education 2021] IBM Cloud Education: What Is Workflow Automation? (2021), Oktober. – URL https://www.ibm.com/cloud/blog/workflow-automation
[Tibco ] Tibco: What is Process Automation? . – URL https://www.tibco.com/reference-center/what-is-process-automation

Abkürzungsverzeichnis

BLV Badischer Leichtathletikverband
HTML Hypertext Markup Language
JSON JavaScript Object Notation
RPA Robotic Process Automation
WAT Workflow Automation Tool
WLV Württembergischen Leichtathletikverband

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