Mangelde Kommunikation und fehlende Übersicht – das sind oft die Gründe für teure Nacharbeiten und Stress. In der Softwareentwicklung hat man das bereits früh erkannt und Prozessmodelle entwickelt, die hier Abhilfe schaffen sollen. Leider wird davon viel zu wenig in die allgemeine Arbeitswelt überführt. Dieser Beitrag soll einen kleinen Einblick in die Tools des agilen Projektmanagements geben, die auch für den Büroalltag hilfreich sein können.

Daily Standups

Der erste Punkt, der unbedingt in einem kollaborativen Umfeld umgesetzt werden sollte, sind “Daily Standups”, in Scrum auch “Daily Scrum” genannt. Diese kurzen Meetings dienen vor allem dazu, Probleme anzusprechen und einen kurzen Überblick über die aktuelle Arbeit zu geben. Nach Schwaber, 2004, S. 29 sollte man sich dabei die folgenden Fragen stellen:

  1. Was habe ich seit dem letzten Daily Standup getan?
  2. Was möchte ich bis zum nächsten Daily Standup erledigt haben?
  3. Was hindert mich daran, diese Aufgabe rechtzeitig abzuschließen?

Das Ziel ist nicht, jede Aufgabe oder jedes Vorgehen zu diskutieren, sondern einen Überblick über die Aufgaben des Teams zu erhalten und gemeinsam Lösungen für Probleme zu finden. Der Hintergrund aus Scrum ist, dass sich das Team ohne den klassischen Projektleiter selbst organisiert und daher jeder über den Stand des Projekts informiert sein muss. Damit die täglichen Meetings nicht ausarten, darf ein “Daily Standup” nicht länger als 15 Minuten dauern. Daher sollten die Teilnehmer während des Meetings auch stehen, wie der Name schon sagt.

Für eine Arbeitswelt außerhalb von Scrum bietet das Daily Standup vor allem die Möglichkeit, sich täglich auszutauschen. Es war mit das erste, das ich nach meinem Wechsel in die öffentliche Verwaltung vermisst habe. Es ist vor allem oftmals die einzige Gelegenheit, kleine Fragen zu stellen und kurze Abstimmungen durchzuführen. Außerdem wissen so alle Abteilungsmitglieder über die aktuellen Tätigkeiten Bescheid, auch wenn jeder Mitarbeiter seinen eigenen Aufgabenbereich hat.

Kanban

Kanban beispielsweise entstammt den Prinzipien der Lean Production, einem Konzept, das von japanischen Automobilherstellern entwickelt wurde (vergleiche Koether, 2017, S. 3). Inzwischen gehört Kanban aber zum Standard der Projektmanagementmethoden in der Softwareentwicklung. Ziel ist es, den Work in Progress (WIP) zu reduzieren, indem man sich eine Übersicht über die offenen Aufgaben schafft.

Ein Kanban-Board wird immer in Lanes“ eingeteilt, wobei “Backlog/To-Do”, “In Progress” und “Done” immer enthalten sind. Wer sich klare Ziele setzen möchte, kann folgende “Lanes” benutzen: “To-Do”, “Next”, “Morgen”, “Heute”, “Done”. Wichtig ist nur, dass das Kanban-Board einen Prozess abbildet und die Karten (Aufgaben) von links nach rechts durch das Board “wandern”.

Da sich Kanban auf die verschiedensten Abläufe anpassen lässt, können so persönliche aber auch Teamaufgaben strukturiert werden. Dadurch schafft man Übersicht und einen genauen Plan, was zu wann zu erledigen ist. Flache Aufgabenlisten werden hier schnell unübersichtlich.

Anforderungsanalysen

In der Anwendungsentwicklung besteht die Schwierigkeit, dass die Programmierer Anforderungen verstehen müssen, die sie umsetzen sollen. Dabei sind sie Experten bei der technischen Umsetzung, nicht aber in den fachlichen Anforderungen. Aus diesem Grund wurden
Methoden entwickelt, wie die Entwickler die Anforderungen besser verstehen können.

Der Kernpunkt dabei ist, dass Aufgaben sehr methodisch aufgearbeitet werden. Es ist schlicht oft nicht möglich, etwas auf Zuruf korrekt umzusetzen. Je besser die Anforderungsanalyse vor der Umsetzung, desto besser ist auch das Ergebnis. Außerdem werden so Fehlentwicklungen vermieden.

Im Arbeitsalltag außerhalb der Programmierung ist es nicht immer notwendig, eine methodisch korrekte Anforderungsanalyse einer Aufgabe durchzuführen. Allerdings sollte man sich selber immer die Frage stellen, ob man die Aufgabe richtig verstanden hat und diese lieber noch ein zweites Mal mit dem “Kunden” absprechen. So werden Fehlkommunikation und aufwendige Nacharbeiten vermieden.

Retrospektiven

Retrospektiven sind eines der wichtigsten Tools im agilen Projektmanagement. Schon in frühen Konzepten wie in Extreme Programming (XP) ist die Rückkopplung, also die Aufnahme und Verarbeitung von Feedback, einer der Grundsätze (vergleiche Hanser, 2010, S. 15). Plan-Do-Check-Act (PDCA)-Zyklen sind in eigentlich allen agilen Projektmanagementmethoden vertreten.

Außerhalb des agilen Projektmanagements finden sich solche “check”-Phasen allerdings viel zu selten. Dadurch bleiben auch kleine Veränderungen aus, die einfach umgesetzt werden könnten. Im schlimmsten Fall werden auch notwendige Veränderungen übersehen, die dann viel zu spät und deutlich teurer nachgeholt werden müssen.

Man sollte also darauf achten, in regelmäßigen Abständen das eigene Handeln zu hinterfragen. Arbeitet man nicht projektorientiert, kann man sich in regelmäßigen Abständen zusammensetzen und Verpesserungspotentiale herausarbeiten. Bei der projektorientierten Arbeit sollte spätestens nach Projektende eine Reflektion stattfinden. Ich persönlich würde auch dazu raten, aus jeder Retrospektive mindestens einen Punkt mitzunehmen, den man bis zur nächsten verbessern möchte. Nur so stellt man auch sicher, dass tatsächlich eine Veränderung stattfindet.

Fazit

Ich hoffe, ich konnte ein paar Inputs liefern, die den Arbeitsalltag erleichertern können. Daily Standups, Aufgabenanalysen und Retrospektiven zielen vor allem darauf, die Kommunikation zu verbessern und zu strukturieren. Dies ist in meinen Augen der kritischste Faktor in der Arbeitswelt, weil durch eine mangelhafte Kommunikation viele Fehler gemacht werden. Daher lohnt sich der Blick auf die Werkzeuge aus dem agilen Projektmanagement besonders. Ebenfalls hilfreich und einfach umsetzbar, auch für die persönliche Planung, ist Kanban.

Literatur

[Hanser 2010] Hanser, Eckhart: Agile Prozesse: Von XP überScrum bis MAP. Springer, 2010

[Koether 2017] Koether, Reinhard ; Meier, Klaus-Jürgen (Hrsg.): Lean Production
für die variantenreiche Einzelfertigung. Gabler, 2017

[Schwaber 2004] Schwaber, Ken: Agile Project Management with Scrum. 1. Microsoft Press, 2004

Abkürzungen

PDCA Plan-Do-Check-Act
WIP Work in Progress
XP Extreme Programming

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